Inventario de Restaurante: Cómo Hacerlo sin Perderte (Guía Paso a Paso)

Inventario de Restaurante: Cómo Hacerlo sin Perderte (Guía Paso a Paso)

Por Raúl Sánchez · Tecnogourmet.com

El 60% de los restaurantes no hace inventario. O lo hace tan mal que no sirve para nada. Y el 30% lo hace, pero los datos no se usan para tomar decisiones.

El inventario NO es contar latas. Es saber QUÉ TIENES, CUÁNTO VALE, y CUÁNDO SE TE ACABA. Sin inventario real, tu food cost es una suposición.

Esta guía te enseña el sistema que uso con mis alumnos: rápido, fiable, y que te da datos accionables.

1. Por qué necesitas inventario (y no es para el contable)

Para qué sirve realmente:

• Calcular food cost real (no el teórico)
• Detectar merma excesiva
• Saber qué pedir y cuánto
• Evitar roturas de stock en servicio
• Detectar robos o consumos no registrados

Qué NO es:

• Un trámite para Hacienda
• Una lista bonita para el contable
• Contar por contar

2. Cuándo hacer inventario

Opción A: Semanal (recomendado para empezar)

• Cada lunes por la mañana (antes de abrir)
• 15-30 minutos
• Foto real de la semana

Opción B: Quincenal (si tienes control)

• Cada 2 semanas
• 20-40 minutos
• Menos precisión en merma

Opción C: Mensual (solo si ya tienes control total)

• Fin de mes
• Para cuadrar con contable
• No sirve para gestión diaria

Mi recomendación: empieza semanal. Cuando lleves 3 meses con < 5% de variación, pasa a quincenal.

3. Qué inventariar (y qué NO)

Inventariar SÍ (todo lo que tiene coste y se vende):

• Neveras: carne, pescado, verduras, lácteos, huevos
• Congeladores: todo
• Despensa: conservas, secos, aceites, harinas, arroz, pasta
• Bebidas: vinos, cervezas, refrescos, agua
• Bar: copas, licores, jarabes

Inventariar NO (o con criterio):

• Pequeño equipamiento (cuchillos, ollas) – inventario anual
• Limpieza (detergentes, papel) – control por consumo, no por unidad
• Uniformes – inventario anual
• Papelería – control por consumo

Regla práctica: si se vende al cliente (directa o indirectamente), se inventaria.

4. Cómo hacerlo: el método PASO A PASO

Preparación (5 min)

1. Imprime o abre tu hoja de inventario (Excel, app, papel)
2. Ten a mano: báscula, bolígrafo, calculadora
3. Apaga el móvil (concentración)

Conteo (10-25 min según tamaño)

Orden recomendado:

1. Neveras (productos perecederos primero)
2. Congeladores
3. Despensa
4. Bebidas
5. Bar

Cómo contar cada cosa:

• A granel (carne, pescado, verduras): pesa en kg (báscula)
• Unidades enteras (cajas, botellas, latas): cuenta unidades
• Líquidos abiertos (aceite, vino, jarabes): estima en % o litros
• Productos en proceso (salsas, caldos, masas): pesa el recipiente completo, resta tara

Registro (5 min)

Para cada ítem registra:

• Nombre del producto
• Unidad (kg, ud, l)
• Cantidad actual
• Precio unitario (último coste conocido)
• Valor total = cantidad × precio unitario

Cálculo final (2 min)

Suma el valor total de todo = Valor de stock actual

5. La hoja de inventario: columnas mínimas

Truco: añade columna «Stock mínimo» para saber cuándo pedir.

6. Cómo usar el inventario para gestionar

Cálculo de food cost real semanal