Cómo Migrar de TPV sin Parar el Servicio (Checklist 30 Días)
Cómo Migrar de TPV sin Parar el Servicio (Checklist 30 Días)
Por Raúl Sánchez · Tecnogourmet.com
Cambiar de TPV da miedo. Y con razón: el 40% de las migraciones mal hechas provocan caos en servicio, comandas perdidas, facturas mal hechas, y equipo cabreado.
Pero quedarte en un TPV malo te cuesta más: errores diarios, tiempo perdido, datos que no tienes, integraciones que no funcionan.
Esta guía es el plan que uso con mis clientes: 30 días, 0 paradas de servicio, equipo formado, datos migrados.
1. La regla de oro: NUNCA apagues el viejo hasta que el nuevo funcione
Parece obvio, pero el 60% de los hosteleros apagan el viejo TPV «para forzar el cambio». ERROR.
Estrategia: PARALELO 2-4 SEMANAS
- Semana 1-2: Nuevo TPV en modo prueba (shadow mode)
- Semana 3: Paralelo real (ambos funcionando, nuevo = oficial)
- Semana 4: Apagar viejo
2. Fase 1: Preparación (Días 1-7)
Día 1-2: Auditoría del TPV actual
Lista TODO lo que hace tu TPV actual:
- [ ] Comandas (cocina, barra, sala)
- [ ] Caja (efectivo, tarjeta, ticket, factura)
- [ ] Productos (platos, bebidas, modificadores, menús)
- [ ] Precios (tarifas, happy hour, menús)
- [ ] Mesas (plano, estados, turnos)
- [ ] Usuarios (roles, permisos, camareros)
- [ ] Inventario (stock, alertas, proveedores)
- [ ] Informes (ventas, food cost, hora pico, ticket medio)
- [ ] Integraciones (delivery, reservas, contabilidad, fidelización)
- [ ] Hardware (impresoras, TPV, tablets, KDS, cajón)
Día 3-4: Definir requisitos del nuevo TPV
Para cada punto de arriba: ¿lo hace el nuevo? ¿Mejor? ¿Igual? ¿Peor? Si hay algo que el nuevo NO hace y es CRÍTICO → no migres todavía.
Día 5: Elegir fecha de corte
Mejor día: lunes o martes de semana BAJA (no festivo, no evento). Peor día: viernes, sábado, víspera festivo, semana santa, agosto.
Día 6: Comunicar al equipo
Reunión 15 min:
- «Cambiamos de TPV en 3 semanas»
- «Nadie se queda sin trabajar»
- «Habrá formación pagada»
- «Yo gestiono el caos, vosotros solo aprendéis»
Día 7: Contratar/activar nuevo TPV
- Firma contrato
- Pide credenciales
- Programa instalación hardware (si hace falta)
- Pide formación oficial (incluida o pagada a parte)
3. Fase 2: Configuración en sombra (Días 8-14)
Configurar TODO en el nuevo TPV (sin usarlo en servicio)
- [ ] Carta completa (platos, precios, modificadores, alérgenos, fotos)
- [ ] Mesas (plano exacto del local)
- [ ] Usuarios (camareros, cocina, admin, gerente)
- [ ] Impresoras (cocina, barra, caja, comanda)
- [ ] KDS (si aplica)
- [ ] Tipos de pago (efectivo, tarjeta, ticket restaurant, bizum)
- [ ] IVA (10%, 21%, reducido)
- [ ] Series de facturación
- [ ] Integraciones (delivery, reservas, contabilidad)
Test de cada funcionalidad (checklist)
- [ ] Abrir mesa → añadir platos → enviar a cocina → imprimir comanda
- [ ] Modificar comanda (quitar plato, cambiar punto)
- [ ] Dividir cuenta (por comensal, por importe)
- [ ] Cobrar mixto (efectivo + tarjeta)
- [ ] Emitir factura (con NIF cliente)
- [ ] Devolución / anulación
- [ ] Cierre de caja (arqueo)
- [ ] Informe ventas día
- [ ] Sincronización delivery (pedido entra → sale comanda)
- [ ] Sincronización reservas (mesa reservada → bloqueada)
Si algo falla: NO PASAS a fase 3. Arreglas primero.
4. Fase 3: Paralelo real (Días 15-21)
Semana de paralelo: AMBOS TPVs funcionando
Reglas:
- TPV VIEJO = oficial (factura legal, caja real)
- TPV NUEVO = sombra (registras TODO igual, pero NO facturas legalmente)
- Al final de cada día: comparas totales (deben cuadrar ± 1 €)
Día a día:
Lunes: Solo gerente/admin usa nuevo TPV (supervisa) Martes: Gerente + 1 camarero de confianza Miércoles: Mitad del equipo (turnos) Jueves: Todo el equipo (turnos) Viernes: Servicio real completo en nuevo (viejo solo backup) Sábado: Servicio real completo en nuevo Domingo: Revisión, ajustes, decisión
Qué comparar cada noche (5 min)
| Dato | TPV Viejo | TPV Nuevo | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Facturación total | |||
| Nº tickets | |||
| Ticket medio | |||
| Ventas por plato (top 10) | |||
| Cobros en efectivo | |||
| Cobros en tarjeta | |||
| Devoluciones |
Si diferencia > 2 € en cualquier fila → investigas y arreglas. NO pasas al siguiente día sin resolver.
5. Fase 4: Corte y formación (Días 22-28)
Día 22 (lunes): Corte oficial
- Cierre de caja en TPV viejo (último arqueo legal)
- Exportar TODOS los datos del viejo (clientes, histórico, productos)
- Importar al nuevo (clientes, histórico si el nuevo lo permite)
- TPV viejo → APAGADO (desconectado de red, guardado 1 año por ley)
Día 23-25: Formación intensiva equipo
- 2 horas por turno (mañana + tarde)
- Práctica real: cada camarero hace 5 servicios completos en nuevo
- Simula: división de cuenta, factura, devolución, anulación, propina
- Documenta dudas → resuelve en grupo
Día 26-28: Ajustes finos
- Ajusta permisos (quién puede anular, quién puede facturar)
- Configura alertas (stock mínimo, caja descuadrada)
- Personaliza informes (lo que miras cada día)
- Test integración contabilidad (envía prueba a gestoría)
6. Fase 5: Estabilización (Días 29-30 + 2 semanas)
Primeras 2 semanas post-corte
- Gerente supervisa TODOS los cierres de caja
- Revisión diaria de informes (15 min)
- Canal de dudas abierto (WhatsApp grupo «TPV dudas»)
- Reunión viernes: «qué ha ido mal, qué ajustamos»
Métricas de éxito (a los 30 días)
- [ ] 0 errores en facturación
- [ ] 0 comandas perdidas
- [ ] Cierre de caja < 10 min
- [ ] Equipo autónomo (sin preguntar al gerente)
- [ ] Informes cuadrados con contabilidad
- [ ] Integraciones funcionando (delivery, reservas)
7. Checklist rápido: 30 elementos para el día del corte
| # | Verificación | OK |
|---|---|---|
| 1 | Carta completa y probada | [ ] |
| 2 | Mesas plano exacto | [ ] |
| 3 | Usuarios y permisos | [ ] |
| 4 | Impresoras (todas) | [ ] |
| 5 | KDS (si hay) | [ ] |
| 6 | Tipos de pago | [ ] |
| 7 | IVA correcto | [ ] |
| 8 | Series facturación | [ ] |
| 9 | Integración delivery | [ ] |
| 10 | Integración reservas | [ ] |
| 11 | Integración contabilidad | [ ] |
| 12 | Paralelo 7 días OK | [ ] |
| 13 | Equipo formado (todos) | [ ] |
| 14 | Datos migrados (clientes) | [ ] |
| 15 | Histórico accesible | [ ] |
| 16 | Cierre de caja testado | [ ] |
| 17 | Arqueo cuadrado | [ ] |
| 18 | Devoluciones/ánulas testadas | [ ] |
| 19 | Facturación testada | [ ] |
| 20 | Informes principales OK | [ ] |
| 21 | Alertas configuradas | [ ] |
| 22 | Backup automático activado | [ ] |
| 23 | Soporte proveedor confirmado | [ ] |
| 24 | Hardware reserva (impresora, TPV) | [ ] |
| 25 | Plan B si falla (papel + boli) | [ ] |
| 26 | Comunicado a gestoría | [ ] |
| 27 | Comunicado a proveedores integración | [ ] |
| 28 | Fecha corte confirmada equipo | [ ] |
| 29 | Día corte = día bajo volumen | [ ] |
| 30 | Gerente disponible TODO el día | [ ] |
8. Errores que he visto (y cómo evitarlos)
| Error | Coste | Prevención |
|---|---|---|
| Migrar en viernes | Caos fin de semana | Migrar lunes/martes |
| No testear impresoras | Comandas no salen | Test cada impresora 5 veces |
| No formar a cocina | KDS no entienden | Formación cocina OBLIGATORIA |
| No migrar clientes | Pierdes historial | Exportar/importar ANTES de corte |
| No avisar a gestoría | Facturas mal enviadas | Email a gestoría 1 semana antes |
| No tener plan B | Parada total si falla | Papel + boli + calculadora listos |
| Migrar solo | Nadie sabe usar el nuevo | Formar a TODO el equipo |
Conclusión: 30 días de preparación = 0 problemas
Una migración de TPV no es un evento de 1 día. Es un proyecto de 30 días.
Si sigues este checklist, el día del corte es aburrido (que es lo que quieres). Aburrido = éxito.
Y si estás eligiendo TPV nuevo, mira la guía principal:
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta migrar (dinero)?
- Nuevo TPV: 150-400 €/mes + 300-800 € setup
- Formación: 0-500 € (a veces incluida)
- Paralelo: 0 € (solo tiempo)
- Posible pérdida 1-2 días: 500-2.000 €
- Total estimado: 1.000-5.000 € (se amortiza en 3-6 meses)
¿Puedo migrar yo solo sin proveedor? Si el nuevo TPV es SaaS (CoverManager, Holded, etc.): SÍ, con su soporte. Si es TPV instalado en local: NECESITAS técnico.
¿Qué hago con el hardware viejo? Si es tuyo: guárdalo 1 año (por si acaso), luego vende/dona. Si es alquilado: devuélvelo según contrato.
¿Y si el nuevo TPV no importa mi histórico de clientes? Exporta a Excel del viejo → limpia → importa al nuevo (CSV/Excel). La mayoría lo permiten.
Por Raúl Sánchez · Tecnogourmet.com · Profesor de Hostelería y Turismo
